Bölümümüz öğrencilerinin mezun olması için derslerini tamamlamalarının yanında 60 iş günü de zorunlu staj yapmaları gerekiyor.

• 10 iş günü Topoğrafya Stajı (Okul sınırları içerisinde)
• 25 iş günü Yapı Stajı
• 25 iş günü Seçmeli Staj (Hidrolik, Ulaştırma, Zemin)

Topoğrafya stajının başvuruları doğrudan dersin öğretim üyesine yapılıyor. Ancak diğer stajlar için kurulmuş komisyonlar var. Ve bu stajlar okul sınırları dışında olduğundan öğrencilere Üniversite tarafından 5510 sayılı kanuna göre sigorta yapılıyor. Bunun yanında eğer staj yaptıkları yer maaş ödemesi yapacaksa 3308 sayılı kanuna göre firmaların devlet katkısı almaları da söz konusu. Bu sebeplerle bir çok evrak dolduruluyor. Bu evraklarda staj tarihleri ve yeri gibi önemli bilgiler mevcut. Bu evraklarda öğrencilerin imzası, staj yapılacak firma yetkilisinin imza ve kaşesi, ilgili staj komisyonunun imza ve kaşesi ve bölüm kaşesi var. Bu evrakları ilgili sayfadan indirip çıktısını alarak öğrenciler elden dolaştırıyor ve gerekli imzaları toplayıp bölüm sekreterliğine teslim ediyorlar.

Buraya kadar aslında her şey güzel, bir problem yok gibi. Ancak insan düşünmüyor değil, bu işlemler online olarak yapılamaz mıydı? Gereğinden uzun bir süredir bu konuyu düşünüyorum. Bu işlemlerin online olmasının bir çok avantajı var.

• Staj tarihleri sistematik olarak kontrol edilebilecek, böylelikle öğrencilerin gereğinden uzun tarih aralığı belirtmeleri engellenecek. Bu tarihler sigorta girişi için önemli. Her gün için Üniversite ödeme yapıyor ve yanlış girilmesi durumunda büyük cezalar söz konusu.
• Tüm staj evraklarının bir kopyası bulutta kayıtlı, yedekli olacak.
• Dönem içerisinde staja başvuran öğrencilerin takibi çok kolay yapılabilecek. Haftalık, aylık, yıllık ve ya istenen tarih aralığındaki başvurular kolayca raporlanabilecek.
• Onayının alınması gereken komisyon üyelerini odasında bulmaya çalışmak gerekmeyecek (Yıllık izin vs. durumları dahil). Onaylar online yapılabilecek.
• Staj dönemi sonunda staj değerlendirmeleri bu listeler üzerinden daha kolay yapılabilecek. Staj dosyasını teslim etmeyen öğrenciler daha doğru tespit edilebilecek.

Tüm bu avantajların yanında oluşabilecek olumsuz durumlarda var tabii.

• Öğrencilerin kişisel verileri (TC Kimlik numarası, doğum tarihi, adres bilgileri vs.) okul sunucuları dışında bir yerde saklanacak (eğer bu sistem Bilgi İşlem Daire Başkanlığı (BİDB) tarafından yapılmaz ise). KVKK?
• İmza işlemleri birbirine bağlı ve sıralı olduğundan öğrencilerin aynı belgeyi farklı aşamalarda sisteme yükleyip birden fazla kez çıktı alması gerebilecek.
• Stajın yapılacağı firma ve kamu kuruluşları hatta dekanlığın belgeleri fiziksel olarak istemesinden dolayı tüm işlemin online olarak ilerlemesi mümkün değil.

Staj Belgeleri ve Gerekli İmza/Kaşeler

Problem!

Peki problem nerede? Problem şurada: Online bir sistemde senaryo şöyle ilerleyecek: öğrenci firma ile sözlü olarak anlaşmalı ve staj yeri ile tarihleri firma ile kesinleştirmeli. Daha sonra online sistem nerede ise oraya girerek tüm bilgileri girmeli. Daha sonra sistem tarafından oluşturulan tüm belgeleri çıktı alarak imzalamalı. 1 ve 2 no'lu belgelerde hem firma hem de staj komisyonu/bölüm imzası olduğundan öğrenci bu belgeyi firma imzaladıktan sonra sisteme tekrar yüklemeli. Staj komisyonu onay verdikten sonra bu belgeyi tekrar çıktı alarak...